SOP ( Standar Operasional Prosedur )

SOP ( Standar Operasional Prosedur )

1. Pengertian SOP

Definisi Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instasi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Tujuan SOP adalah menciptakan komitment mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi pemerintahan untuk mewujudkan good governance.

Standar operasional prosedur tidak saja bersifat internal tetapi juga eksternal, karena SOP selain digunakan untuk mengukur kinerja organisasi publik yang berkaitan dengan ketepatan program dan waktu, juga digunakan untuk menilai kinerja organisasi publik di mata masyarakat berupa responsivitas, responsibilitas, dan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah. Hasil kajian menunjukkan tidak semua satuan unit kerja instansi pemerintah memiliki SOP, karena itu seharusnyalah setiap satuan unit kerja pelayanan publik instansi pemerintah memiliki standar operasional prosedur sebagai acuan dalam bertindak, agar akuntabilitas kinerja instansi pemerintah dapat dievaluasi dan terukur.

2. Simbol SOP

3. Manfaat SOP

Manfaat adanya SOP adalah:

1. Dapat menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur kerja
2. Lebih jelas mengetahui peran dan posisi masing-masing di internal perusahaan
3. Memberikan kejelasan mengenai prosedur kerja, dan tanggung jawab dalam proses terkait
4. Memberikan keterangan mengenai keterkaitan dengan satu proses kerja dengan proses kerja
5. Meminimalisir kesalahan dalam melakukan pekerjaan
6. Membantu dalam melakukan evaluasi terhadap setiap proses operasional perusahaan

3. Prinsip - Prinsip SOP

• Prinsip Penyusunan SOP

Penyusunan SOP harus mengacu pada SOTK, TUPOKSI, serta alur dokumen.

1. Prosedur kerja menjadi tanggung jawab semua anggota organisasi.
2. Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkandiagram alur dari kegiatan organisasi.
3. SOP didasarkan atas kebijakan yang berlaku.
4. SOP dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan/penyimpangan.
5. SOP tidak terlalu rinci.
6. SOP dibuat sesederhana mungkin.
7. SOP tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lain.
8. SOP ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai kebutuhan.

• Prinsip Pelaksanaan SOP

Pelaksanaan SOP harus memenuhi prinsip sebagai berikut: 

1. Konsisten. SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun dan dalam kondisi apa pun oleh seluruh pejabat dan pelaksana di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama.
2. Komitmen. SOP harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling rendah sampai yang tertinggi
3. Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap segala penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.
4. Mengikat. SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan   prosedur standar yang telah ditetapkan.
5. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh pegawai berperan dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika ada pegawai  yang tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan pemerintahan.
6. Didokumentasikan dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi.